Reporting & Dashboards: Kennzahlen auf einen Blick statt Monatsbericht

In vielen Unternehmen beginnt jeder Monat gleich: Zahlen aus dem ERP exportieren, mit Excel-Listen abgleichen, Werte aus dem CRM ergänzen und daraus einen Bericht bauen. Das kostet oft Tage. Und wenn der Bericht fertig ist, sind die Zahlen schon wieder alt. Ein automatisches Dashboard dreht das um: Die Daten werden laufend zusammengeführt, und Sie sehen jederzeit den aktuellen Stand.

Anzeichen, dass Ihr Reporting zu viel Zeit kostet

• Monatsberichte werden händisch aus mehreren Quellen zusammengestellt.
• Verschiedene Abteilungen nennen für dieselbe Kennzahl unterschiedliche Werte.
• Eine einfache Frage zum aktuellen Stand lässt sich nicht ohne Rückfrage beantworten.
• Nur eine Person weiß, wie der Bericht entsteht.
• Fehler fallen erst auf, wenn der Bericht schon verteilt ist.

Was ein gutes Dashboard leistet

Ein Dashboard zeigt auf einen Blick, was gerade wichtig ist – etwa Umsatz, offene Aufträge, Auslastung oder Liquidität. Bei Bedarf klicken Sie tiefer, bis zum einzelnen Auftrag.

Weil die Daten automatisch aktualisiert werden, fällt das Zusammensuchen weg. Und weil alle auf dieselbe Quelle schauen, gibt es für jede Kennzahl nur noch einen Wert.

Aus welchen Quellen die Daten kommen können

• ERP- und Warenwirtschaftssysteme
• Buchhaltung
• CRM
• Excel- und CSV-Dateien
• SharePoint-Listen und Datenbanken

Als Werkzeug setze ich häufig Microsoft Power BI ein, weil es gut mit Microsoft 365 zusammenspielt. Wo es besser passt, sind auch andere Lösungen oder eine eigene WebApp möglich.

Die wichtigste Frage vor dem ersten Diagramm

Bevor ein Dashboard entsteht, kläre ich mit Ihnen, welche Entscheidungen es unterstützen soll. Ein Dashboard mit 40 Kennzahlen sieht beeindruckend aus, wird aber selten genutzt. Fünf gut gewählte Kennzahlen, die jeden Montag angesehen werden, bringen deutlich mehr.

So läuft ein Reporting-Projekt ab

1. Erstgespräch: Sie zeigen mir Ihren aktuellen Bericht und erzählen, wofür er gebraucht wird.
2. Analyse und Angebot: Kennzahlen und Datenquellen werden festgelegt, Sie bekommen einen festen Kostenrahmen.
3. Erste Version: Nach wenigen Wochen sehen Sie ein Dashboard mit echten Daten.
4. Übergabe: Dokumentation und Einschulung, damit Ihr Team das Dashboard selbst weiterentwickeln kann.

Häufige Fragen

Brauche ich dafür Power-BI-Lizenzen?

Zum Teilen von Berichten in Power BI sind in der Regel Lizenzen nötig. Welche Variante für Ihr Team am günstigsten ist, kläre ich in der Analyse.

Wie aktuell sind die Zahlen?

Das hängt von den Quellsystemen ab. Üblich sind automatische Aktualisierungen mehrmals täglich. Manche Daten lassen sich auch nahezu in Echtzeit anzeigen.

Was passiert mit meinen bestehenden Excel-Berichten?

Sie dienen als Ausgangspunkt. Bewährte Auswertungen werden übernommen, die händischen Schritte fallen weg.

Was kostet ein Dashboard?

Das hängt von der Zahl der Datenquellen und Kennzahlen ab. Nach der Analyse bekommen Sie einen festen Rahmen statt einer offenen Stundenabrechnung. Meine Stundensätze finden Sie auf der Preisseite.