Automatisierte Buchhaltungsvorkontierung mit n8n

Ausgangslage

Eingangsrechnungen kommen per E-Mail, als PDF-Anhang, über Portale oder auf Papier. Jede Rechnung muss geöffnet, abgetippt, einem Konto zugeordnet und an die Buchhaltung oder Steuerberatung weitergegeben werden. Das kostet jeden Monat viele Stunden, und Tippfehler fallen oft erst beim Abschluss auf.

Die Lösung

Ein automatisierter Workflow auf Basis von n8n, einer Open-Source-Plattform für Prozessautomatisierung, übernimmt die Routinearbeit: von der eingehenden Rechnung bis zum fertigen Buchungsvorschlag.

So funktioniert es

1. Eingang: Rechnungen aus einem E-Mail-Postfach, einem Upload-Ordner oder einer Scan-Mappe werden automatisch abgeholt.
2. Auslesen: Eine KI erkennt Lieferant, Rechnungsnummer, Datum, Netto-, Steuer- und Bruttobetrag sowie den Leistungsinhalt, auch bei unterschiedlichen Rechnungslayouts.
3. Vorkontierung: Anhand Ihres Kontenplans und früherer Buchungen schlägt der Workflow Aufwandskonto, Steuercode und Kostenstelle vor. Bekannte Lieferanten werden nach festen Regeln zugeordnet.
4. Prüfung und Freigabe: Unsichere Fälle, etwa neue Lieferanten, ungewöhnliche Beträge oder fehlende Pflichtangaben, landen zur Kontrolle bei einer verantwortlichen Person. Nichts wird ungeprüft gebucht.
5. Übergabe: Die freigegebenen Daten werden an Ihre Buchhaltungssoftware übergeben bzw. für Ihre Steuerberatung exportiert, samt Beleg-PDF.

Ihr Nutzen

• Weniger Tipparbeit: Rechnungsdaten werden nicht mehr händisch abgetippt.
• Weniger Fehler: Beträge und Steuersätze werden automatisch geprüft.
• Schnellere Monatsabschlüsse, weil Belege laufend statt gesammelt verarbeitet werden
• Volle Kontrolle: Der Mensch entscheidet, die Automatisierung bereitet vor.
• Datenschutz: Der Betrieb ist auf eigenen Servern oder in einem EU-Rechenzentrum möglich.

Für wen?

Für kleine und mittlere Unternehmen mit regelmäßigem Rechnungseingang, die ihre Buchhaltung oder Steuerberatung entlasten wollen, ohne die Kontrolle abzugeben.

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