ISO 9001 und DSGVO haben eines gemeinsam: Sie verlangen, dass Abläufe dokumentiert und nachweisbar sind. In der Praxis entstehen dafür oft Ordner und Formulare, die vor allem für das nächste Audit existieren – und im Alltag niemand verwendet. Das geht besser: Wenn Dokumentation direkt in die tägliche Arbeit eingebaut ist, entsteht der Nachweis nebenbei.
Woran Sie erkennen, dass Ihre Dokumentation am Alltag vorbeigeht
- Vor jedem Audit wird hektisch nachdokumentiert.
- Prozessbeschreibungen stimmen nicht mehr mit der gelebten Praxis überein.
- Das Verarbeitungsverzeichnis wurde einmal erstellt und seither nicht mehr angefasst.
- Niemand weiß genau, welche Version eines Formulars gilt.
- Nachweise liegen verstreut in E-Mails, Ordnern und Köpfen.
ISO 9001: Prozesse, die Ihr Team tatsächlich nutzt
Die ISO 9001 schreibt kein bestimmtes Format vor. Sie verlangt, dass Prozesse festgelegt, gelebt und laufend verbessert werden. Ich übersetze die Normanforderungen in Abläufe, die zu Ihrer Organisation passen – etwa mit klaren Prozessbeschreibungen in SharePoint, digitalen Freigaben statt Unterschriftenmappen und Aufgaben, die automatisch an Fristen erinnern.
Wie so eine Struktur aussehen kann, zeige ich im Beitrag SharePoint als Wissensdatenbank.
DSGVO: Nachweispflichten ohne Papierberge
Die DSGVO verlangt unter anderem ein Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten, technische und organisatorische Maßnahmen sowie geregelte Abläufe für Auskunftsanfragen und Datenpannen. Ich helfe Ihnen, diese Pflichten so aufzusetzen, dass sie aktuell bleiben – zum Beispiel mit Vorlagen, festen Zuständigkeiten und automatischen Erinnerungen zur Überprüfung.
Warum Digitalisierung und Compliance zusammengehören
Viele Nachweise entstehen automatisch, wenn Abläufe ohnehin digital laufen: Wer hat wann freigegeben? Welche Version galt zu welchem Zeitpunkt? Eine gut aufgesetzte Freigabe in Microsoft 365 beantwortet diese Fragen von selbst. So wird aus der Pflicht ein Nebenprodukt der normalen Arbeit.
Mein Hintergrund
Ich bin zertifizierter Qualitätsbeauftragter, Interner Auditor und Datenschutzbeauftragter (WIFI Österreich, nach ISO 9001 und DSGVO). Dazu kommen über 20 Jahre Praxis in der digitalen Transformation, zuletzt als Chief Digital Officer. Ich kenne also beide Seiten: die Anforderungen der Norm und den Alltag im Unternehmen.
Häufige Fragen
Ersetzen Sie die Zertifizierungsstelle?
Nein. Die Zertifizierung selbst erfolgt durch eine akkreditierte Zertifizierungsstelle. Ich unterstütze Sie bei der Vorbereitung, beim Aufbau der Dokumentation und bei internen Audits.
Ist das auch für kleine Unternehmen sinnvoll?
Ja. Gerade in kleinen Teams fehlt oft die Zeit für umfangreiche Dokumentation. Schlanke, digitale Abläufe helfen dort besonders.
Ist das eine Rechtsberatung?
Nein. Ich unterstütze bei der organisatorischen und technischen Umsetzung. Für rechtliche Einzelfragen empfehle ich eine Rechtsanwältin oder einen Rechtsanwalt.
Was kostet die Unterstützung?
Das hängt von Ihrer Ausgangslage ab. Nach einer ersten Bestandsaufnahme bekommen Sie einen festen Rahmen statt einer offenen Stundenabrechnung. Meine Stundensätze finden Sie auf der Preisseite.
Steht das nächste Audit vor der Tür?
Schildern Sie mir kurz Ihre Ausgangslage. Im 30-minütigen Erstgespräch zeige ich Ihnen, wo sich Ihre Dokumentation vereinfachen lässt – unverbindlich und ohne Verkaufsgespräch.
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