KI-Workflows im Mittelstand: Wo Sprachmodelle messbar Zeit sparen

Sprachmodelle wie ChatGPT, Claude oder Microsoft Copilot sind in vielen Unternehmen angekommen – meist als Chatfenster, das einzelne Mitarbeitende nebenbei nutzen. Der eigentliche Nutzen entsteht aber erst, wenn KI fest in einen Arbeitsablauf eingebaut wird. Genau das ist ein KI-Workflow: Ein wiederkehrender Schritt, den bisher ein Mensch erledigt hat, wird von einem Sprachmodell vorbereitet oder übernommen.

Wo KI-Workflows im Mittelstand messbar Zeit sparen

• Dokumente auswerten: Rechnungen, Lieferscheine oder Verträge lesen und die wichtigsten Daten strukturiert übernehmen.
• Anfragen vorsortieren: Eingehende E-Mails nach Thema und Dringlichkeit einordnen und an die richtige Stelle weiterleiten.
• Textentwürfe vorbereiten: Angebote, Antworten oder Produkttexte als Entwurf erstellen, die nur noch geprüft werden.
• Protokolle zusammenfassen: Aus Besprechungsnotizen die Beschlüsse und offenen Punkte herausziehen.
• Wissen auffindbar machen: Fragen zu internen Richtlinien auf Basis Ihrer eigenen Dokumente beantworten.

Was einen guten KI-Workflow ausmacht

Nicht jeder Ablauf eignet sich. Gut geeignet sind Aufgaben, die häufig vorkommen, einem erkennbaren Muster folgen und bei denen ein Mensch das Ergebnis schnell prüfen kann.

Mein Grundsatz: Die KI bereitet vor, der Mensch entscheidet. Zumindest so lange, bis die Qualität nachweislich stimmt.

Welche Werkzeuge und Schnittstellen infrage kommen

Welches Werkzeug passt, hängt von Ihrer bestehenden Systemlandschaft ab. Je nach Ausgangslage kommen zum Beispiel infrage:

• Microsoft 365 und Power Automate, wenn Ihr Unternehmen ohnehin mit Outlook, Teams und SharePoint arbeitet
• n8n oder Make für Abläufe, die mehrere Programme verbinden
• Sprachmodelle von OpenAI, Anthropic oder Microsoft über ihre Schnittstellen
• Lokal betriebene Modelle, wenn keine Daten das Haus verlassen dürfen

Datenschutz von Anfang an mitdenken

Sobald Kunden- oder Personaldaten im Spiel sind, gilt die DSGVO. Ich kläre deshalb früh, welche Daten verarbeitet werden, wo die Verarbeitung stattfindet und welche Verträge nötig sind. Auf Wunsch richte ich Workflows so ein, dass keine Daten Ihr Unternehmen verlassen.

Als zertifizierter Datenschutzbeauftragter (WIFI Österreich) bringe ich das nötige Hintergrundwissen mit.

So läuft ein KI-Workflow-Projekt ab

1. Erstgespräch: Sie schildern, welche Abläufe am meisten Zeit kosten.
2. Analyse und Angebot: Ich prüfe, ob sich ein KI-Workflow lohnt, und nenne einen festen Kostenrahmen.
3. Pilot: Der Workflow läuft zuerst mit echten Beispielen und wird geprüft.
4. Betrieb und Schulung: Ihr Team lernt, mit dem Workflow zu arbeiten.

Wie Ihr Team KI-Systeme gezielt steuert, erkläre ich im Beitrag Prompting verstehen.

Häufige Fragen

Brauche ich dafür eine eigene KI?

Nein. In den meisten Fällen reichen bestehende Sprachmodelle, die über eine Schnittstelle angebunden werden. Ein eigenes Modell zu trainieren ist im Mittelstand selten nötig.

Ist das mit der DSGVO vereinbar?

Ja, wenn es richtig aufgesetzt ist: mit passenden Anbietern, einem Auftragsverarbeitungsvertrag und klaren Regeln, welche Daten verarbeitet werden. Alternativ bleiben die Daten mit lokal betriebenen Modellen im Haus.

Macht die KI Fehler?

Ja, das kann passieren. Deshalb baue ich Workflows so, dass ein Mensch das Ergebnis prüft, bevor es weitergeht. Mit der Zeit zeigt sich, wo diese Prüfung reduziert werden kann.

Was kostet ein KI-Workflow?

Das hängt vom Umfang ab. Nach der Analyse bekommen Sie einen festen Rahmen statt einer offenen Stundenabrechnung. Meine Stundensätze finden Sie auf der Preisseite.